O memorando é um tipo de texto que circula muito dentro das empresas, inclusive no seu sistema interno, seja de e-mail ou em um software próprio. A razão de se fazer um memorando é comunicar a algum setor determinado fato ou até fazer solicitações, como a aquisição de coisas das quais a companhia precise.
É possível que a comunicação por meio do memorando seja entre funcionários do mesmo departamento ou então que abranja pessoas de níveis hierárquicos mais altos, como os chefes. Aliás, esses chefes podem fazer recomendações ou até repreensões utilizando esse tipo de comunicação escrita.
Como os memorandos são feitos?
Esse é um tipo de comunicação muito objetiva, ou seja, é preciso usar poucas linhas. Ainda que o funcionário precise colocar qualquer explicação sobre o que está dizendo, ela tem de ser curta e vale reforçar que a linguagem para um memorando é sempre bastante objetiva: não se deve colocar abreviações e, se for para um dos chefes, o pronome de tratamento deve estar apropriado.
É indicado que mesmo que o memorando seja para alguém próximo, mantenha-se o nível formal da Língua Portuguesa e que não se use apelidos: é indispensável continuar com o tratamento formal, inclusive porque esse documento pode acabar com algum dos supervisores.
O memorando é a mesma coisa que um ofício?
As duas produções textuais são bem semelhantes, inclusive com relação ao seu objetivo. Todavia, elas não são exatamente iguais, inclusive porque o ofício não é usado para comunicação corriqueira como o memorando: ele está mais associado a uma carta e, por isso, tem extensão maior e um nível mais alto também de argumentação.
Como o memorando deve ser escrito?
No topo do memorando, o funcionário colocará a data e o mês estará por extenso; abaixo, ele escreverá para qual departamento é aquele documento, por exemplo Ao Departamento de Recursos Humanos. Depois, ele colocará o assunto, como “Emissão dos demonstrativos de pagamento atrasados”.
A seguir, podem-se utilizar umas 5 linhas, aproximadamente, para explicar o que se está requisitando e porque, sem que muitos detalhes sejam ditos. O ideal é fazer a solicitação e embasá-la: grandes argumentações só caberiam se fosse um ofício, como explicado antes. Por causa da formalidade, é indicado acabar com “Atenciosamente”; para finalizar, o funcionário vai assinar e, no campo abaixo, colocar seu nome completo e também o seu cargo.
Quando esses memorandos são encaminhados dentro do software interno, não costuma ser preciso uma grande formatação. Porém, no caso de se fazer em Word. É importante que o texto (as 5 linhas) esteja justificado, enquanto todo o resto esteja alinhado à direita. Normalmente, faz-se a assinatura eletrônica e é possível fazer o memorando diretamente no corpo do e-mail também.
Precauções
Uma vez que é uma comunicação corporativa, é sempre recomendado que se tenha uma cópia dos memorandos que são encaminhados. Para isso, deve-se configurar o Intranet para guardar as cópias ou então confirmar, na caixa de saída do e-mail, que está armazenado, caso seja preciso alguma futura comprovação.