Os contadores e os empresários precisam conhecer um pouco sobre todos os códigos fiscais que a Receita Federal usa. É apenas com esse conhecimento que eles conseguirão registrar da forma certa todas as coisas que vendem ou que compram, além de possíveis procedimentos extras, como a devolução.
É nesse caso que se uma um Código Fiscal de Operações e de Prestações (CFOP) específico: o 5411. Esse código serve para quando a empresa adquiriu algo, como uma peça, e ela não funciona: nesse caso, além de devolver para o seu vendedor, é imprescindível fazer uma nota fiscal para explicar porque a mercadoria continua transitando.
Quando uma nota fiscal com esse código é feita, é preciso que se faça a substituição tributária e ela será calculada de acordo com os impostos que estão na primeira nota fiscal. É por isso que os compradores sempre têm de mantê-la: ali está o CNPJ, que vai ser repetido na nota fiscal de devolução, e outros dados.
Normalmente, quem está fazendo a devolução é que calcula essa substituição, mas há empresas que solicitam isso a quem vende, sendo aceito. De qualquer maneira, é sempre melhor que a empresa tenha algum contador para que a substituição seja conferida.
Como essa nota fiscal de devolução é feita?
Para que qualquer empresa faça a nota fiscal de devolução, primeiro ela tem de estar cadastrada no Portal da Nota Fiscal, que é http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx. Indispensável dizer que só podem fazer isso as companhias que têm um CNPJ aberto, apesar de não haver distinção com relação ao porte da empresa.
Esse portal tem os contatos de todas as unidades municipais da Secretaria da Fazenda, bem como informações sobre que validação de notas fiscais e até downloads, especialmente de assinadores e de mais serviços para melhorar a autenticação dessas notas. O histórico de emissões, inclusive a de cfop 5411, é outra coisa visualizada nesse portal, bem como as contingências, que podem ser marcadas virtualmente.
Qualquer empresário pode ficar com dúvidas referentes à legislação de notas fiscais e é mesmo necessário que eles a compreendam para não serem punidos pela Receita Federal. É para ajuda-los que o Portal da Nota Fiscal tem uma aba chamada “legislação”, na qual todas as orientações referentes às emissões e aos cálculos são mostradas.
É indicado que os que emitem as notas fiscais e os que as recebem sempre confiram tudo: é possível que quem recebe a cfop 5411, por exemplo, note que existe algo errado e possa comunicar ao emissor.
E o que se faz quando a nota fiscal de devolução está errada?
A empresa que está devolvendo alguma coisa pode colocar erroneamente a quantidade ou até calcular de forma errada a ST. Isso é algo que a Secretaria da Fazenda imagina e é por isso que ela libera a carta de correção: esse documento deixa que ajustes simples na emissão sejam corrigidos. Todavia, se não era uma nota fiscal de devolução, mas de outro código, não se pode consertar: serve somente para o mesmo cfop.