Com tantas pessoas jurídicas que existem no país, a Secretaria da Fazenda necessita controlar cada um dos recebimentos de tributos, dentre eles o IPI, por exemplo. Além de saber de quais empresas contribuíram com o seu imposto, esse órgão também tem de saber como foi a operação comercial, inclusive se foi um contribuinte substituto ou não.
Para que a Secretaria da Fazenda possua essas informações e registre-as, ele utiliza o Código Fiscal de Operações e Prestações (cfop), com o qual a operação da companhia fica ilustrada. Todas as coisas que a Sefaz registra por meio desses códigos fiscais são conferidas com a declaração do imposto de renda, sendo necessário ter correlação.
O que significa o cfop 5401?
Esse código refere-se à venda de qualquer coisa que tenha produção na empresa, com a existência de um contribuinte substituto. Desse modo, as companhias que recebem qualquer item com essa numeração da nota fiscal não têm o crédito referente ao ICMS, pois outro CNPJ, em outra etapa, já se encarregou dele.
Como citado, todas as pessoas jurídicas que tiverem uma transação nas condições acima têm de usar o cfop 5401 quando fazem a nota fiscal eletrônica e, se possuírem dúvidas sobre o código fiscal, podem solicitar informações com a página da Sefaz ou no seu atendimento presencial.
Portal
Para que as notas fiscais eletrônicas possuam o cfop 5104, elas precisam ser emitidas no portal adequado: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx. Procurando por “Downloads”, os empresários selecionam primeiro o emissor, que é o software mais importante. Indica-se que eles façam o download também do visualizador: afinal, eles têm de conseguir ver qualquer nota fiscal eletrônica que eles recebam.
Baixar o assinador também é bom, além de os empreendedores visualizarem os protocolos referentes às notas. Aliás, não são apenas os protocolos: há diversos documentos que darão orientações quando a nota fiscal for feita.
Correção
Se o empreendedor errou quando fez a sua nota fiscal eletrônica, ele poderá consertá-la de duas formas. A primeira é a inutilização, que é recomendada para quando o código fiscal que se inseriu não era o apropriado: é o que deve ser feito se o 5401 é colocado, mas a transação financeira tinha de ser identificada com outra numeração.
No caso de o erro na nota fiscal não ser tão sério, ou seja, não ser a respeito do código fiscal, então deve-se utilizar a Carta de Correção, que pode ser obtida no atendimento presencial da Secretaria da Fazenda ou pelo portal eletrônico. Aqueles que nunca preencheram uma Carta de Correção podem pedir que os funcionários da Sefaz deem direcionamentos, havendo a orientação também do SEBRAE.
Cobrança para quando o cfop 5401 não é respeitado
Não emitir a nota fiscal eletrônica é um crime de sonegação fiscal. Porém, emitir uma nota com um código falso vai “mascarar” a ação comercial e isso é quase como se o empreendedor tivesse sonegado. Dessa maneira, a punição é igual, incluindo a multa de 20% e a devolução do ICMS que não foi para a Secretaria da Fazenda.